راه اندازی لیست پستی شخصی

لیستهای پستی شخصی موجب برقراری ارتباط مستقیم با بینندگان سایت شده و به همین دلیل وسیله قدرتمندی برای تداوم ارتباط با مخاطبان بازار هدف هستند

لیستهای پستی شخصی موجب برقراری ارتباط مستقیم با بینندگان سایت شده و به همین دلیل وسیله قدرتمندی برای تداوم ارتباط با مخاطبان بازار هدف هستند. توصیه میشود حتماً نسبت به ایجاد لیست پستی شخصی اقدام کنید، برای اینکه لیستهای پستی انتخابی (Opt-in) فواید بازاریابی بسیاری به همراه دارند. با استفاده از لیستهای پستی می توانید با مشتریان بالقوه و بالفعل به بحث گفتگو راجع به محصولات جدید، پشتیبانی از محصولات، محصولات ویژه و غیره بپردازید. همچنین می توانید با ارسال نامه های خبری شرکت، فهرست قیمتها، کاتالوگهای جدید، محصولات جدید و اطلاعیه محصولات و یا رویدادهای آینده از طریق لیستهای پستی با مشتریان فعلی و آینده ارتباط برقرار کنید. پیش از این با نحوه عضویت در لیستهای پستی آشنا شدید. در این فصل نحوهٔ راه اندازی لیستهای پستی شخصی را شرح میدهیم که عناوین آن عبارت است از:
·    دلیل و اهمیت لیست پستی شخصی
·    مسائلی در رابطه با سیاستهای خصوصی
·    مدیریت لیست پستی شخصی
·    راه ندازی لیست پستی شخصی
·    معرفی لیست پستی

دلایل راه اندازی لیست پستی شخصی

دلیل بسیاری برای راه اندازی لیست پستی شخصی وجود دارد. در واقع، همان دلایلی که برای عضویت در یک لیست پستی غیر شخصی مطرح و فواید آن عنوان شد، در اینجا نیز میتواند مصداق داشته باشد. علاوه بر این، راه اندازی لیست پستی شخصی دلایل و فواید دیگری دارد که موارد ذیل از جمله آن است:
·    بازاریابی بدون اخذ مجوز از کسی
·    معرفی کردن خود و یا تجارت خود به عنوان یک کارشناسی خبره
·    برقراری ارتباط مستحکم با مشتریان
·    تشویق دیگران به دیدار مجدد از سایت
·    معرفی نام شرکت
·    معرفی محصولات و خدمات
·    منبعی بالقوه برای کسب درآمد
برای کار با لیستهای پستی نیاز به آدرس ایمیل دارید. راههای گوناگونی برای درخواست و جمع آوری آدرس ایمیل افراد وجود دارد که یکی از آنها فرمهای موجود در سایت و یا دفترچه های یادبود (guestbook) آنلاین است. اگر در مردم انگیزه ایجاد کنید تا آدرس ایمیل خود را به شما دهند، نتایج بهتری بدست خواهید آورد.

بازاریابی بر اساس کسب اجازه از مشتریان

از طریق وب سایت می توانید به راحتی مردم را تشویق کنید تا به شما اجازه دهند. بر اساس ترتیب زمانی مشخصی به آنها ایمیل بفرستید. وقتی از مردم میخواهید در لیست پستی شخصی شما عضو شوند، باید امکانات لازم برای انجام دادن این کار را در سایت فراهم کنید. هر قدر بیشتر در مقابل چشمان مخاطبان بازار هدف باشید، مشتریان احساس بهتری برای تماس با شما خواهند داشت. اعضای لیست پستی چون به موضوعاتی که در لیست پستی مورد بحث و گفتگو قرار می گیرد، علاقه دارند. بنابراین آدرسهای ایمیل خود را از روی اشتیاق به شما می دهند. شما نیز اجازهٔ آنها برای ارسال ایمیل را بدست آورده و خود را به عنوان یکی از اعضای قابل احترام در حرفه و صنعت معرفی می کنید.

فواید لیست پستی شخصی

فواید حاصل از ایجاد و پیاده سازی لیست پستی شخصی بیشمار بوده و عبارتند از :
• معرفی خود به عنوان کارشناس: با پیاده سازی لیست پستی شخصی مخصوصی به حوزهٔ کاری خود و ارائه خدمات و پیشنهادات مربوطه به اعضای لیست، در نظر مشتریان به عنوان یک کارشناسی خبره خواهید بود. در نتیجه، نسبت به رقبا و همتایان تجاری از احترام و توجه بیشتری برخوردار می شوید و می توانید ارتباط جدیدی با سرویسگیرندگان و مشتریان خود پایه ریزی کنید.
• برقراری ارتباط با مشتریان : با در اختیار داشتن لیست پستی شخصی قادر خواهید بود ارتباط نزدیکتری با افرادی که در حرفهٔ شما هستند و همین طور سرویس گیرندگان فعلی و بالقوه برقرار نمایید. اغلب اوقات، ارتباطات تجاری و فرصتهای شغلی جدید زمانی بوجود می آید که عدهای افراد علاقمند در یک موضوع گرد هم میآیند و کار جدیدی را شروع می کنند. برای تسهیل در ایجاد چنین ارتباطی، لیست پست شخصی خود را بکار گیرید. راه اندازی لیست پستی شخصی، امکان دارد مزیتهای دیگری همچون یافتن شرکای تجاری جدید، جلب سرویس گیرندگان جدید و یا شروع معامله تجاری دیگری را نیز به دنبال داشته باشد.
• تداوم ارتباط با مشتریان : مسلماً در کار تجاری خود روزانه با افراد زیادی در تماس هستید. اغلب اوقات بازرگانان به عنوان مثال با یک شرکت ارتباط برقرار میکنند و پس از اتمام پروژه کاری، به مرور زمان ارتباط با سرویس گیرنده یا مشتری نیز قطع می شود. در حالیکه ایجاد لیست پستی شخصی به شما این امکان را میدهد تا بطور مداوم با مشتریان خود در تماس باشید. از آنجایی که برای برقراری ارتباط اولیه با مشتری زحمت زیادی کشیده میشود، به همین دلیل نگهداری و تداوم ارتباط و استفاده از آن در آینده اهمیت دو چندان پیدا می کند و تداوم این ارتباط، فروش بیشتر و شهرت و محبوبیت برای شرکت به ارمغان می آورد.
• معرفی نام و آرم شرکت: با راه اندازی لیست پستی مخصوص به شرکت خود و تشکیل گروهی از اعضای ثابت و وفادار، مردم اعتبار لیست پستی شما را با محصولات و سرویسهای شرکت ارتباط میدهند. لیستهای پستی روش کاملاً مناسبی برای معرفی نام و محصولات شرکت به صورت آنلاین هستند. در صورت ارسال پیامهای با ارزش به اعضای لیستهای لیستی، آنها با هر بار باز کردن نامه های رسیده، نام و آدرس شرکت را مشاهده خواهند کرد. این روش برای افزایش میزان آگاهی عمومی از آرم و محصولات شرکت بسیار مؤثر و کارآمد است.
·    معرفی محصولات و سرویسهای شرکت: به افرادی که در حال ثبت عضویت خود در لیست پستی شخصی شما هستند، حتماً یادآوری کنید با عضویت در لیست پستی اطلاعات معتبری بدست خواهند آورد که می تواند در برخی مواقع راهگشای آنها باشد. علت ذکر فواید لیست پستی این است که پیامهای لیست پستی نباید مملو از تبلیغات آشکار و چشمگیر باشد. در صورت وقوع چنین حالتی ، میزان ثبت اعضا جدید به لیست پستی به طرز شگفت انگیزی کاهش می یابد. با این حال، چون پیاده سازی لیست پستی شخصی ابزار مناسبی برای معرفی نام و آرم شرکت محسوب می شود، باید همیشه در نامه های ارسالی به لعضای لیست ، از آنها بخواهید کاری را برای شما انجام دهند تا کاربر تشویق شده به وب سایت هدایت شود و اطلاعات بیشتری دربارهٔ محصولات و سرویسها بدست آورد. این روش در عرضه و نمایش محصولات و سرویسها بسیار مؤثر است.
·     منابعی بالقوه برای کسب درآمد: پس از راه اندازی لیست پستی و افزایش شمار اعضا آن، می توانید از افرادی که مایل هستند در لیست پستی شما بازاریابی کنند، بابت هزینه تبلیغات هزینه ای دریافت کنید. پرواضح است که با افزایش اعتبار و شمار اعضا، لیست پستی شخصی شما تبدیل به منبعی برای کسب درآمد می شود. در پایان، هر اندازه برای شناساندن و لیست پستی خود تلاش کنید، در آینده این تلاشها به بار می نشیند و حتی بیشتر جبران می شود. اگر قبلاً عضو یکی از لیستهای پستی عمومی بودید، دقت کنید و ببینید در هر نامه ای که دریافت میکردید، چند پیام بازرگانی بود. از سویی، با مدیریت و اداره لیست پستی می توانید درآمد حاصل از تبلیغات را نصیب خود کنید. با این وجود، باید همیشه تعداد و انواع پیامهای تبلیغاتی در لیست پستی را بخاطر بسپارید. برای اینکه تبلیغات نباید ذهن خواننده پیام را از متن اصلی پیام و اعتبار لیست پستی گمراه کند.

مسئله حریم خصوصی

نگرانی از مسئله حریم خصوصی در میان بسیاری از کاربران اینترنتی در حال افزایش است. به همین دلیل و برای افزایش میزان ثبت عضویت در لیست پستی خود، به ثبت نام کنندگان ضمانت دهید که آدرس ایمیل آنها در مکان مطمئنی قرار خواهد داشت و به هیچ کس دیگری فروخته نخواهد شد. مردم اغلب نگران اطلاعاتی هستند که در اختیار شما قرار میدهند. اگر نتوانید به آنها راجع به اطلاعات شخ اطمینان دهید، از دادن آدرس ایمیل خود به شما منصرف خواهند شد. سیاستهای شرکت و یا سایت در قبال حفظ حریم خصوصی افراد را توضیح دهید. از آنها بخواهید با خیال آسوده آدرس ایمیل خود را در اختیار لیست پستی قرار دهند. برای این کار، باید در وب سایت خود لینکی را به حریم خصوصی اختصاص دهید. بخصوص در صفحه ثبت عضویت (Sign Up) لیست پستی، نباید بدون کسب اجازه از شخص، نام وی را به فهرست اعضای لیست پستی اضافه کنید. با اینحال یکی از روشهای اخذ ایمیل بیشتر، این است که به اعضاع لیست پستی پیشنهاد دهید سایر دوستان خود را برای ثبت عضویت در لیست پستی دعوت کنند. برخی از این افراد عضویت خود را ثبت و دوستان خود را از لیست پستی شما آگاه خواهند کرد و این روند همچنان ادامه مییابد. بنابر یک روش قدیمی «آنها به دو نفر از دوستان خود گفتند و آنها نیز به دو نفر دیگر خبر دادند و دو نفر دوم نیز دو نفر از دوستان خود را مطلع کردند» این تکنیک بازاریابی ویروسی، سریعترین و مؤثرترین روش برای افزایش اعضای لیست پستی است.

اداره لیست پستی

چندین روش برای اداره لیست پستی شخصی وجود دارد:
·    استفاده از برنامه پست الکترونیک
·    استفاده از نرم افزار لیست پستی
·    واگذاری اداره لیست پستی به شخص یا شرکت ثالث
اداره لیست پستی از طریق برنامه پست الکترونیک، روش بسیار مناسبی است. برای اینکه این روش هزینههای جانبی در بر ندارد و چون به راحتی از پشت میز کار انجام می شود، نظارت کامل بر لیست پستی وجود دارد. ولی این روش با محدودیتهایی همراه است. برنامه پست الکترونیک امکان تقسیم بندی لیست پستی را ندارد. به عنوان مثال، امکان دارد برخی افراد دریافت نامه های خبری را خواسته باشند و برخی دیگر دریافت اطلاعاتی هنگام به روز شدن بخش What SneW را خواسته باشند و معمولاً برنامه های پست الکترونیک، تکنولوژی لازم برای پاسخگویی همزمان و سریع و همینطور سفارشی کردن ارتباطات را ندارند. همچنین برنامه های پست الکترونیک امکان ردیابی و پیگیری اطلاعات را پشتیبانی نمی کنند. در حالیکه ردیابی چیزهایی مثل چند نفر ایمیل ارسالی را باز کرده اند، چند نفر یک کپی از ایمیل به دوستان خود فرستاده اند، چند نفر کلیک کرده و از وب سایت دیدنکرده اند، بسیار کاربرد دارد.
پیگیری و ردیابی ایمیل، معمولاً تنها از طریق برنامه های نرمافزاری لیست پستی و یا شخص ثالثی که لیست پستی را اداره می کند امکانپذیر است.
یکی دیگر از اشکالات برنامه پست الکترونیک برای اداره کردن لیست پستی، دردسرهای ناشی از کنترل دستی ثبت عضویت و یا لغو عضویت است، بخصوص زمانی که دارای چندین نوع ثبت عضویت در سایت هستید - به عنوان مثال شخصی می خواهد عضویت خود در بخش هدایای الکترونیک لغو کرده ولی نامههای خبری و کوپنها را دریافت کند.
با این حال، نرم افزارهای بسیاری برای اداره لیست پستی و سازماندهی آن وجود دارد. این نرم افزارها دارای گزینه هایی هستند که بوسیله آنها میتوان به سادگی نسبت به حذف و اضافه اعضاء از فهرست لیست پستی اقدام نمود. امکان ارسال پیامها با قالب بندی صحیح به اعضاع لیست پستی مسقیماً از طریق نرم افزار، از دیگر امکانات نرم افزارهای اداره لیست پستی است. اغلب اوقات این نرمافزارها دارای امکاناتی برای ارسال سریع و آسان ایمیلهای شخصی می باشند. همچنین بسیاری از این برنامه ها با وب سایت سازگاری کامل دارند، بدین معنی که مردم می توانند از طریق سایت، نام خود را وارد لیست پستی کنند. همچنین می توانید از این نرمافزارها برای مکانیسم تأیید ثبت عضویت اعضاء استفاده نمایید. از آنجایی که این نرم افزارها بسیاری از کارها را انجام میدهند موجب جلوگیری از اتلاف وقت برای کنترل لیست پستی می شوند.استفاده از لیست پستی شخصی با هزینه هایی همراه است و باید سرمایه ای را برای ابتیاع برنامه نرم افزاری در نظر بگیرید
برخی از این برنامه ها از روی desktop اجرا میشوند و برخی دیگر از روی Server و یا ISP. اکثر این برنامه ها دارای امکاناتی باری طبقه بندی آدرس ایمیل در بانک اطلاعاتی هستند که بدین وسیله می توانید مشخص کنید پاسخ ایمیل چه کسانی داده شده است.
امروزه، بیشتر این برنامه ها دارای قابلیت شخصی کردن نامه ها بوده و اجازه می دهند نام شخصی گیرنده را در محل مربوطه و همین طور در قسمتSubject نامه وارد کنید. بدین منظور لازم است در بانک اطلاعات برنامه، در مقابل هر آدرس ایمیل، نام فرد را نیز یادداشت کنید. بخاطر داشته باشید برای افرادی که از آنها برای ارسال نامه های گوناگون اجازه گرفته اید، حتماً در مقابل نام آنها، نشانهای برای شناسایی قرار دهید.
همچنین اکثر این برنامهها دارای قابلیتهای پیگیری و ردیابی هستند که بوسیله آن می توان به اشکالات و یا صحت کارکرد اجزای مختلف پی برد.از نگاه یک مدیر سایت این نرم افزارها کار بزرگ دیگری نیز انجام میدهند و آن اضافه کردن اعضاء جدید، حذف و مدیریت پیغامهای غیر قابل ارسال است که این قابلیت به تنهایی ارزش زیادی برای مدیر سایت دارد. گزینه سوم در رابطه با ادارهٔ لیست پستهای سپردن آن به شخص یا شرکت ثالث است. شرکتهایی وجود دارند که تخصصی آنها ادارهٔ کردن لیستهای پستی بوده و تجربیات ارزشمندی در این خصوص دارند.
وقتی ادارهٔ لیست پستی را به چنین شرکتهایی واگذار می کنید یک سرویس ماهیانه رایگان نیز در اختیار شما قرار می گیرد و نرم افزار ادارهٔ لیست پستی از سرور شرکت ثالث و یا از ISP سرور آنها اجرا می شود. تمامی شرکتهای ارائه دهنده خدمات لیست پستی، به صورت بالقوه دارای آخرین و پیشرفته ترین نرم افزارهای ادارهٔ لیست پستی هستند که می توانید بوسیله آنها نسبت به شخصی کردن نامه ها، طبقه بندی فهرست ایمیلها و دریافت گزارشهای پیگیری اقدام نمایید. معمولاً مسائل مهم مدیریتی در لیست پستی، نظیر حذف و اضافه نام اعضاء و کنترل پیغامهای غیرقابل ارسال توسط شرکتهای ثالث اداره لیست پستی انجام می شود. از سوی دیگر، امکان دارد با سپردن کار ادارهٔ لیست پستی به چنین شرکتهایی، نظارت شما بر محتوا، مشتریان و زمان ارسال نامهها کاهش یابد. به همین منظور ضروری است هنگام عقد قرارداد با شرکت اداره کننده لیست پستی موارد ذیل را روشن و واضح در قرارداد ذکر نمایید:
•  مالکیت آدرسهای ایمیل
•  استفاده از آدرس ایمیل اعضا
•  زمان ارسال نامه
•  تأیید نهایی محتوای نامه ها
·    مسئولیت و ضرب الاجل پاسخ دهی به ایمیل اعضا
مسئله ای که اهمیت دارد این است که مالکیت تمامی آدرسهای ایمیل را در اختیار بگیرید و در قرارداد واضح و روشن عنوان کنید که نام او ایمیل تمامی اعضا لیست پستی جز داراییهای شرکت شما محسوب می شود. نکتهٔ دیگری که هنگام عقد قرارداد با چنین شرکتهایی بهتر است مد نظر قرار دهید این است که هر ماه اطلاعات مربوط به لیست پستی را در فرمت دیجیتالی در اختیار شما قرار دهند. با این کار، در صورت نیاز به تغییر شرکت اداره کننده لیست پستی، مشکلی نخواهید داشت. چون راه اندازی لیست پستی وقت زیادی می طلبد، بنابراین چنین لیستی از ارزش زیادی برخوردار است و به همین دلیل در حفظ و نگهداری فرمت دیجیتالی اطلاعات لیست پستی خود کوشا باشید. حتماً در قرارداد خود با چنین شرکتهایی ذکر کنید که طرف قرارداد حق ندارد آدرس ایمیل اعضا لیست پستی را به شخص و یا شرکت دیگری به هر دلیلی بفروشد و یا از آن برای کار دیگری استفاده کند. اعضاء لیست پستی با اعتماد و اطمینان از عدم سوء استفاده، آدرس ایمیل خود را در اختیار شما قرار داده اند.
همچنین از کنترل نهایی بر روی زمان برقراری ارتباط با اعضا لیست پستی اطمینان یابید. منظور این است که هر وقت خواستید بتوانید برای اعضا لیست پستی پیام بفرستید.
در قرارداد منعقده با شرکت اداره کننده لیست پستی، ماده ای را اضافه کنید مبنی بر اینکه باید محتوای نامه هایی که به اعضا لیست پستی فرستاده می شود، تصویب و تأیید نمایید. باید هر چیزی که به لیست پستی ارسال میشود مورد بازبینی و تصویب نهایی شما قرار گیرد. قالب نامه نیز باید پس از تصویب شما ارسال شود و همین طور متن نامه های شخصی به همان ترتیبی که باید باشد پس از تصویب ارسال میشود و نباید هیچ اشکالی در رابطه با گرافیک و فاصله کلمات وجود نداشته باشد.
یکی دیگر از مسائلی که هنگام عقد قرارداد با شرکتهای ارائه دهنده خدمات لیستی پستی، باید مد نظر قرار دهید، پاسخهایی است که به اعضا فرستاده می شود. اغلب اوقات در قسمت From نامه، با اینکه به نظر می رسد نامه از سوی شما فرستاده شده، ولی در واقع آدرس شرکت اداره کننده لیست پستی مشاهده می شود. دربارهٔ این مسئله با شرکت مورد نظر بحث و گفتگو کنید. ببینید وقتی یکی از اعضا به ایمیل لیست پستی شما پاسخ میدهد، چه اتفاقی میافتد؟ مقصد این نامه ها به کجا میرود؟ پاسخ نامه ها چه زمانی ارسال می شود؟ پاسخ این سؤالات بسیار مهم می باشد. برای اینکه اگر شرکت اداره کننده لیست پستی بخواهد سه هفته بعد از ارسال نامه پاسخ نامه را بفرستد، مسلماً این تأخیر برای شما قابل قبول نخواهد بود.
البته واگذاری اداره لیست پستی به شخص یا شرکت ثالث فوایدی نیز به همراه دارد. اولین مزیت، تخصصی و تجربه شرکت ثالث در اداره و مدیریت لیست است. برای اینکه اداره لیست پستی مهمترین کار و وظیفه آنهاست. اغلب اوقات، چنین شرکتهایی تجربیات با ارزشی در رابطه با کارکرد مثبت و منفی هر یک از بخشهای لیست پستی دارند. پیشنهادات و تجربیات این شرکتها در تغییر و اصلاح محتوا و قالب می تواند در دستیابی به اهداف لیست راهگشا باشد. علاوه بر این، واگذاری اداره لیست پستی به شرکت ذیصلاح موجب میشود تا بتوانید وقت خود را صرف سایر اولویتهای کاری کنید.

بازاریابی از طریق ایمیل

امروزه ایمیل به یکی از اساسی ترین اشکال ارتباطات با سرویس گیرندگان، مشتریان بالقوه، تبدیل شده است

فواید ایمیل

امروزه ایمیل به یکی از اساسی ترین اشکال ارتباطات با سرویس گیرندگان، مشتریان بالقوه، تبدیل شده است و این روند به سرعت ادامه دارد. در حال حاضر ایمیل به صورت گستردهای در دسترس عموم قرار دارد و به طور کلی، یکی از اشکال مهم برقراری ارتباط در دنیای آنلاین محسوب می شود. در امور تجاری و بازرگانی نیز استفاده از ایمیل افزایش چشمگیری داشته است. دلیل آن هم کاملاً واضح و قابل فهم است برای اینکه ایمیل از لحاظ مالی بسیار باصرفه و ابزاری کارآمد از لحاظ زمانی است و سرعت پاسخ دهی آن نیز بالاست. ایمیل برای حضور در جامعه آنلاین، فروش محصولات و سرویس دهی به مشتریان، شناساندن مارک و آرم تجاری و ترغیب مشتریان وفادار بسیار مورد استفاده قرار می گیرد. ایمیل در جامعه آنلاین ابزاری بسیار موثر و کارآمد برای برقراری ارتباط است. همچنین ایمیل به عنوان یک وسیله بازاریابی یکی از باصرفه ترین راههای برقراری ارتباط با مخاطبان به شمار میرود. در این فصل، مطالب زیر را فرا میگیریم:
·    راهکارهای ایجاد پیامهای موثر ایمیل
·    آداب نامه نگاری در ایمیل
·    سرویس مشتریان و ایمیل
·      نکات بازاریابی با ایمیل
·    ارسال ایمیلهای HTML بجای ایمیلهای ASCII (متنی)

برقراری ارتباط با ایمیل

ایمیل یکی از وسایل برقراری ارتباط است و همانند سایر اشکال ارتباطی نباید از اهمیت برخورد اول و تاثیر آن بر ارتباطات بعدی غافل شوید. باید ایمیل را به درستی و با دقت به کار برد. مردم روزانه ایمیلهای زیادی دریافت می کنند و هدف این فصل ارائه راهکارهایی است که مردم ایمیل شما را جدی گرفته و محتویات آن را مطالعه نمایند. یکی از مهمترین فواید ایمیل سرعت برقراری ارتباط با ایمیل است. در گذشته نامه ها چندین هفته طول می کشید تا به مقصدی در گوشهای از دنیا برسد. ولی با ایمیل این کار در عرض دو ثانیه انجام می شود. هزینه این شکل از ارتباطات نیز در مقایسه با هزینه تلفن راه دور و یا ارسال فاکس بسیار ناچیز است. بعد اقتصادی ایمیل نیز بسیار قابل توجه است. می توان یک ایمیل را به طور همزمان به میلیونها نفر در سرتاسر جهان ارسال کرد. این حجم از ایمیلها در کسری از ثانیه با ناچیزترین هزینهها (و برای منابع بین المللی) با Snailmail انجام می شود.
نکته: Snail mail اصطلاحی عامیانه برای سرویسهای پستی معمولی است.
با ایمیل می توان همه نوع فایل از جمله فایل صوتی، تصویری، دیتا، گرافیک و متن را ارسال کرد. حتی می توان بوسیلهٔ پاسخ دهندگان خودکار (Autoresponder) درخواستهای آنلاین مشتریان را طی ۲۶ ساعت شبانه روز، ۷ روز هفته و ۳۹۵ روز سال پاسخ گفت.
نکته: Attto reSporlder برنامه ای است که به طور خودکار به ایمیلهای رسیده پاسخ میدهد .
در ایمیل یک ارتباط تعاملی برقرار میشود. بدین معنی که مشتریان فعلی و بالقوه می توانند به سرعت جواب داده و با شما به گفتگو بنشینند. ایمیل بیشتر شبیه یک وسیله ارتباطی است تا یک سند متنی، سبک نوشتاری بکار رفته در ایمیل بیشتر شخصی بوده و بهتر است سبک نگارش در ایمیل به منظور برقراری ارتباط ماندگار بسیار مودبانه باشد.

ایمیلهای تاثیر گذار

بیشتر افرادی که از ایمیل استفاده می کنند روزانه تعداد زیادی ایمیل از جمله ایمیلهای تبلیغاتی را دریافت می کنند. بسیاری نیز برای در امان ماندن از تهدیدات ویروسی ایمیلها از فیلترها و مسدود کنندهها برای باز کردن ایمیلهای ارسالی استفاده می کنند. نکات زیر راههای افزایش تاثیرگذاری ارتباطات ایمیلی را آموزش می دهد و بدینوسیله می توانید بیشترین بهره را از ایمیل ببرید.

اهمیت موضوع نامه (Subject)

وقتی تعدادی نامه دریافت می کنید، چه چیزی باعث میشود یکی از ایمیلها را ابتدا بخوانید یا اصلا ایمیلی را نخوانید؟ کاملاً مشخص است، موضوع نامه، هرگز نامه را بدون موضوع نفرستید. موضوع نامه باید کوتاه به همراه کلید واژههایی در ابتدای خط باشد. هر قدر موضوع نامه طولانی تر باشد احتمال اینکه موضوع نامه در یک خط نشان داده شود، کمتر است و چون افراد گوناگون تنظیمات گوناگونی برای نمایش تنظیم می کنند، امکان دارد موضوع نامه در صورت طولانی بودن در چند خط نشان داده شود. خط موضوع (Subject Line) همانند تیتر روزنامه است و نقش مهمی در جلب توجه خوانندگان دارد. وقتی روزنامه ای می خوانید، در واقع آن را مطالعه نمی کنید. بلکه معمولاً ابتدا تیتر روزنامه توجه شما را جلب میکند و سپس متن روزنامه را مطالعه می کنید. همین مسئله در مورد ایمیل نیز صادق است. بسیاری از گیرندگان ایمیلها، بخصوص آنهایی که در روز تعداد زیادی نامه دریافت می کنند، نامه را به طور سطحی میخوانند و تنها نامه هایی را میخوانند که موضوع آنها جالب توجه باشد. موضوع نامه مهمترین قسمت پیام ایمیل است برای اینکه این خط مشخص میکند که خواننده، نامه را باز کرده و بخواند و یا آنرا از میان ببرد.
نامه های حاوی موضوع تأثیرگذار دارای مشخصات ذیل هستند:
·    کوتاه و مختصر بوده و نظر خواننده را جلب می کنند.
·    هرگز شباهتی به نسخه های تبلیغاتی ندارند.
·    موجب اعتماد طرفین معامله می شوند.
·    توجه بینندگان را با کلمات درخواستی جلب میکنند.
·    بر منافعی که از خواندن نامه حاصل می شود، تاکید می کنند.
·    همیشه مثبت است.
·    کلمات مهم در ابتدا قرار می گیرند.
موضوع نامه باید توجه خوانندگان را جلب کند و خوانندگان را به خواندن متن نامه سوق دهد. از حروف بزرگ استفاده نکنید. برای اینکه استفاده از حروف بزرگ مثل داد کشیدن بر سر خواننده است. هرگز این کار را انجام ندهید. از بکار بردن نسخه های پیامهای تبلیغاتی نیز در موضوع نامه پرهیز نمایید چرا که این کار یعنی استقبال از مرگت. بیشتر مردم وقتی ایمیل خود را باز میکنند اولین کاری که انجام می دهند این است که تمامی نامه های تبلیغاتی را حذف می کنند.
تأثیر «به» (To) و «از» (From) در دوستانه کردن ایمیل حتی الامکان در قسمت to و ITOm ایمیل از نامهای کوچک استفاده کنید، برای اینکه موجب بوجود آمدن ارتباط دوستانه با گیرنده نامه میشود. اکثر برنامه های ایمیل دارای امکاناتی هستند که بوسیله آنها می توانید نام کوچک خود را به آدرس ایمیل اضافه کنید.
در صورت استفاده از Microsoft OutlookExpreSS مراحل زیر را برای تنظیم نام خود در قسمت from بکار ببندید: ۱. در menubarروی ToolS کلیک کنید.
۲. در منو پایین کشیدنی روی ACCOuntS کلیک کنید.
۳. سپس روی MailTab کلیک نمایید.
4. روی ACCOunt ایمیل خود را کلیک کرده و سپس روی PTOpertieS کلیک نمایید.
۵. روی General Tab کلیک نمایید.
6. در قسمت USer information نام خود و نام سازمان را در جعبه های مخصوصی وارد کنید. نامهایی که در این قسمت وارد کردهاید در فیلد ITOm در برنامه پست الکترونیکی کاربر ظاهر میشود. سپس روی Apply و بعد از آن Ok و Close را کلیک کنید.
۷. در مورد سایر برنامههای ایمیل، می توانید از فایل Help برنامه یاری بخواهید.

Blind Carbon Copy (BCC)

آیا تا بحال ایمیلی را دریافت کرده اید که در اولین خط ایمیل به غیر از آدرس شما، آدرس ایمیل افراد دیگری که ایمیل به آنها ارسال شده وجود داشته باشد؟ آیا احساس بخصوصی نداشتید؟ آیا فکر نکردید که این بدان معنی است که این نامه به غیر از شما به اشخاص دیگری فرستاده شده است. این نوع از نامه های توده ای به افراد زیادی ارسال می شوند و اغلب گیرندگان آن بدون اینکه به درون نامه نگاهی کنند، آن را حذف می کنند. توصیه میشود وقتی قرار است نامهای را به افراد زیادی بفرستید از BCC استفاده نمایید.
نکته: Blind Carbon Copy)BCC) یعنی تمامی گیرندگان نامه پنهانی شده به صورتی که فرد گیرنده نمی بیند این ایمیل به چه افرادی ارسال شده است. گیرندگان نامه ابتدا فهرست تمامی گیرندگان را ملاحظه می کنند و سپس نامه را میخوانند. بعضی وقتها تعداد سایر گیرندگان نامه آنقدر زیاد هستند که گیرنده نامه مجبور میشود برای خواندن پیام نامه از نوار پیمایش (Scroll) استفاده نماید. این گونه نامه ها راه مناسبی در ارتباطات ایمیلی نبوده و تاثیر نامطلوبی برگیرندگان ایمیلها می گذارد. مسئله دیگر استفاده صحیح از ویژگی BCC در برنامه پست الکترونیکی است که بهتر است از help برنامه خود کمک بگیرید. بهتر است بجای Blind Carbon Copy از برنامه های کاربردی استفاده کنید. این برنامه ها نامههای شما را به هر یک از گیرندگان به طور جداگانه میفرستند. چنین برنامه های کاربردی نسبت به روش BCC انعطاف پذیری بیشتری دارند بخاطر اینکه هیچ محدودیتی در تعداد نامه های ارسالی ندارند. علاوه بر این، با استفاده از قابلیتهای Field-merg این برنامه ها می توانید نامه های خصوصی بیشتری ایجاد کنید و از سوی دیگر معمولاً این برنامه ها دارای امکاناتی هستند که مشخص می کنند نامه را به چه کسانی فرستاده اید.
اگر برای بار اول است که می خواهید نامه ای را به صورت BCC به دیگران بفرستید بهتر است ابتدا آن نامه را به برخی از دوستان و آشنایان برای امتحان بفرستید و مطمئن شوید که هیچ مشکلی در استفاده از برنامه و امکانات آن ندارید و تمامی آدرسها در نامه صحیح است.

قالب بندی پیامهای ایمیل

محتوای نامه باید حول یک مطلب باشد. اگر نیاز به تغییر موضوع و مطلب نامه در اواسط نامه پیش آمد، بهتر است نامه جداگانه ای بفرستید. به همین ترتیب، اگر میخواهید در نامه روی بیش از یک موضوع بحث کنید، حتماً نامه را با این عبارات شروع کنید «سه سوال دارم» یا «میخواهم سه مسئلهرا در این نامه بیان کنم». امروزه، چون مردم مشغله های زیادی دارند، ایمیل خود را سریع می خوانند و فکر می کنند موضوع اصلی نامه را در جمله های ابتدایی می نویسید. طرز نوشتن ایمیل شباهت زیادی به نوشتن نامه های اداری دارد و املا کلمات و دستور زبان باید صحیح بکار رود. علاوه بر این، در استفاده از حروف کوچک و بزرگ، که اکثر مردم هنگام ارسال ایمیل غافل از آن هستند، نیز باید دقت نمود. با اینحال، در ایمیل بر خلاف نامه های اداری، لحن نامه کاملاً تفاوت دارد. لحن یک ایمیل بیشتر به گفتگوی مودبانه شباهت دارد تا یک نامه رسمی که خود این امر موجب برقراری ارتباط می شود. به طور کلی، باید:
• پاراگرافهای نامه کوتاه باشد - بیشتر از هفت خط نباشد.
منظور اصلی در پاراگراف اول بیان شود.
* منظور خود را از نوشتن نامه واضح و روشن بیان کنید.
• در ابتدای هر آدرس وب از //:http استفاده کنید تا از فعال بودن آن آدرس مطمئن شوید.
وقتی آدرس وب با WWW شروع شده باشد و خواننده بخواهد آن سایت را ببیند، باید آن آدرس را کپی کرده و سپس در نوار آدرس برنامه مرورگر خود بچسباند. ولی وقتی http// قبل از WWW باشد، لینک زنده بوده و خواننده فقط کافی است روی آن کلیک کند تا مستقیماً وارد سایت شود. سعی کنید حتی الامکان وارد شدن به سایت را برای کاربران سهل الوصول نمایید.

از خوانندگان بخواهید کاری را انجام دهند.

از بکار بردن قالبهای فانتزی نظیر گرافیک، فونتهای متفاوت، ایتالیک و پررنگ (bold)، خودداری کنید برای اینکه بسیاری از برنامههای ایمیل چنین قالبهایی را نشان نمی دهند.
·    اگر برنامه ایمیل فاقد امکان چک کردن املای کلمات است، بهتر است نامه های خود را ابتدا در یک برنامه پردازشگر واژه مثل Word تایپ کرده و پس از کپی آن را در ایمیل الصاق کنید
·    کلمات را به دقت انتخاب کنید. ایمیل در واقع نشانگر عقاید و تفکرات شماس به راحتی به دیگران نیز فرستاده شود. هر گاه خواستید پاسخی نه چ نامهای بدهید، سعی کنید یک تا دو ساعت روی واژههایی که بکار می برید ممکن است این کلمات به ضرر شما تمام شود و معمولاً چنین اتفاقی میافتد اگر میخواهید از صحت قالب بندی نامه مطمئن شوند، ابتدا نامه را به صورت آزمای دوستان و آشنایان خود بفرستید.

درخواست انجام عملی

 وقتی از خوانندگان نامه می خواهید کاری را انجام دهند، آنها معمولاً همان کاری را ا از آنها می خواهید. این امر مسلماً موجب شگفتی شما خواهد شد. نمونه بارز چنین ConneXNetwork انجام دادیم و در آن ۱۰ کارگاه بازاریابی اینترنتی برای یک ترتیب دادیم. از کارمندان و سرویس گیرندگان منتخب نیز دعوت کردیم تا در یکی و شرکت کنند. هر یک از سرویس گیرندگان می توانستند تا سه تن از کارمندان خود را بیاورند. چون مدت زمان این کارگاهها طولانی می شد، بنابراین ناهار نیز برای میهم شد. از آنجایی که ConneXNetwork مسئول برگزاری و مدیریت پروژه بود، و تعداد تقریبی افرادی که در کارگاه شرکت می کنند، چند نفر است تا برای آنها تدارک ۱ همین خاطر دست به آزمایش جالبی زدیم و پس از تماس با نمایندگان شرکتها بوس اسامی افراد شرکت کننده در کارگاه را خواستیم. سپس به نیمی از شرکت کنندگا نیمی دیگر از شرکت کنندگان پیام دیگری فرستادیم. تنها تفاوت این دو پیام در این اولی ضمن تعیین ضرب الاجل برای اعلام شرکت در کارگاه، از آنها خواستیم کاری نتیجه کار شگفت انگیز بود. ۹۵ درصد افرادی که پیام اول را دریافت کرده بودند، د کردند. برای اینکه در نامه این گروه، درخواست انجام عملی به همراه ضرب الاجل : به همین علت آنها سریعاً پاسخ نامه را دادند. در همین حال، کمتر از ۵۰ درصد گ پاسخ دادند. این مسئله چه چیزی را می خواهد بگوید؟ پیام این مطلب این است ک میزان پاسخ دهی مشتریان، وقتی به آنها ایمیل میفرستید، از آنها بخواهید کاری را از مردم چیزی را بخواهید، آنها اجابت می کنند، بخصوص اگر ضرب الاجلی باشد.

نکته های مهم در پاسخ دادن ایمیل

کل نامه اصلی را در پاسخ نامه قرار ندهید.
با اینحال قسمتی از نامه اصلی را که مناسب می دانید به منظور یادآوری گیرنده نامه در پاسخ نامه قرار دهید. به خاطر داشته باشید قبل از پاسخ، قسمت To و CC را حتماً کنترل کنید.

ایمیلهای HTML یا ایمیلهای ASCII (متنی)

آیا باید ایمیلهای خود را به صورت HTML بفرستید یا به صورت متنی؟ به طور کلی پیامهای HTML به شما اجازه میدهند تا یک صفحه وب را از طریق ایمیل بفرستید. پیامهای HTML نسبت به پیامهای متنی زیباتر و مطالعه آن آسانتر بوده و مطالعات انجام شده نشان میدهند که میزان کلیک در نامهای HTML بطور چشمگیری بالاست. با این وجود، همه برنامه های ایمیل از پیامهای HTML پشتیبانی نمیکنند و بدین ترتیب اگر پیامهای HTML را به کاربرانی که فاقد برنامه های
ایمیل HTML دار هستند، بفرستید، قادر به مشاهده و مطالعه این پیامها نخواهند بود.
نکته دیگر در مورد ارسال ایمیلهای HTML این است که تصاویر موجود در چنین ایمیلهایی، در Server (معمولاً همان که میزبانی سایت شما را بر عهده دارد) بارگذاری میشود، به این ترتیب هر گاه کسی ایمیل HTML را مشاهده کند، تصاویر از سرور در کامپیوتر فرد بارگذاری میشود. به همین خاطر قرار دادن این تصاویر در سرور برای مدت کوتاهی دارای اهمیت بوده برای اینکه برخی اوقات گیرندگان فرصت پیدا نمیکنند نامه های رسیده را بخوانند. نامه HTML که جای تصاویر آن
خالی باشد (در صورت عدم بارگذاری تصاویر) مفهوم و منظور اصلی خود را از دست خواهد داد. علاوه بر این، با ارسال ایمیلهای HTML می توانید پیگیری کنید چه کسانی نامه شما را دریافت کرده اند. همانطور که قبلاً اشاره شد، هر یک از فایلهای تصویر مربوط به نامه در سرور قرار میگیرند. به خاطر داشته باشید که هر تصویر دارای یک نام منحصر بفرد در وب سایت بوده و نباید تصاویری که در وب سایتتان یا ایمیلهای HTML قرار می گیرند، همنام باشند. وقتی یک ایمیل HTML را ارسال میکنید، هر باری که گیرندگان نامه آن پیام را باز میکنند، درخواستی به سرور مبنی بر ارسال فایل تصویر به کامپیوتر شخص گیرنده ارسال می شود. در سرور روی هر یک از درخواستها عملیاتی انجام می شود و اگر شما به صورت این عملیات در Server دستیابی داشته باشید و یا نرم افزار تحلیل ترافیک داشته باشید، می توانید به اطلاعاتی درباره اینکه یک تصویر خاصی چند بار به دیگران ارسال شده، بدست آورید. اگرچه این روش در صد در صد مواقع در پیگیری تعداد افرادی که ایمیل خود را باز کرده اند، صحت ندارد، ولی اطلاعات مهمی در این خصوصی به شما می دهد.

همیشه از فایل امضا استفاده کنید.

همانطور که پیش از این بحث شد، فایلهای امضا مهمترین ابزار بازاریابی محسوب می شوند. همیشه فایل امضای خود را به ارتباطات آنلاین و ایمیل الصاق کنید. (برای کسب اطلاعات بیشتر به فصل ۸ مراجعه نمایید.) همچنین از مناسب بودن فایلهای امضا برای مخاطبان مقصد اطمینان حاصل کنید.

استفاده از فایل های ضمیمه ( Attachment)

اگر حجم اطلاعاتی که می خواهید آنرا بفرستید زیاد باشد معمولاً آن را به نامه ضمیمه می کنید. همانطور که نمی توانید با اجازه خودتان وارد خانه کسی شده و راه اتاق نشیمن را پیدا کنید و سپس بروشور خود را روی میز بگذارید. در مورد ایمیل هم بهتر است از گیرنده نامه اجازه گرفته و سپس ایمیل حاوی فایلهای ضمیمه به وی بفرستید. با اینحال مردم در حالت آنلاین دست به چنین کارهایی میزنند و بدون کسب اجازه از گیرنده نامه، ایمیلهای ضمیمه دار میفرستند، به طوری که فایل ضمیمه از طریق اینترنت وارد کامپیوتر شخصی گیرنده شده و پس از بارگذاری در درایو سخت ذخیره می گردد. چنین عملی کاملاً جسورانه و در اکثر مواقع ناخواسته انجام می شود. با اینحال، حتی اگر گیرنده نامه از اندازه فایل آگاهی داشته باشد، هرگز فایلهای ضمیمه بیشتر از ۵۰k را ارسال نکنید. چرا که امکان دارد ارتباط اینترنتی شما با یک کابل مودم و یا خط T1 بوده و یک فایل ۳ مگابایتی فقط چند ثانیه طول بکشد، ولی شخصی گیرنده با مودم 14.4kbps و سیستم ضعیف باید دو ساعت منتظر بماند تا فایل ۳ مگابایتی در کامپیوترش بارگذاری شود. کاملاً واضح است که شخصی گیرنده احساس خوشایندی از این انتظار نخواهد داشت.
یکی دیگر از عوامل مهم در رابطه با ارسال فایلهای ضمیمه، عدم سازگاری فایل ضمیمه با سیستم عامل و یا نرم افزارهای شخصی گیرنده است. امکان دارد سیستم عامل مورد استفاده شما با سیستم عامل شخص گیرنده تفاوت داشته و وی نتواند فایل ضمیمه شما را باز و آن را مطالعه نماید. در برخی از موارد مشاهده شده حتی از یک کامپیوتر PC به کامپیوتر PC دیگر و یا از Mac به Mac دیگر، حتی اگر برنامه مخصوصا در کامپیوتر نصب شده باشد، شخص گیرنده قادر نیست فایل را باز کرده و آن را مشاهده نماید. کسی که دارای نسخه ۱۹۹4 برنامه Corel Word Perfect است امکان دارد نتواند یک سند 2000 Microsoft Word را که ضمیمه ایمیل شده، باز کند. بنابراین اگرفایلی را ضمیمه نکنید از اتلاف وقت خود و شخص گیرنده نامه جلوگیری کرده اید.
نکته: ViruSes برنامه هایی هستند که به درایو سخت کاربرد آسیب وارد کرده و اغلب نتایج ناخوشایندی به دنبال دارند.
این یک واقعیت معروف است که ایمیلهای ضمیمه دار حامل ویروسهای کامپیوتری نیز می باشند. ممکن است به طور ناخودآگاه یک فایل ضمیمه را به همراه ویروس به کسی بفرستید و اگر فایلی که می فرستید عاری از هر گونه ویروس باشد و شخحس گیرنده ویروسی را در کامپیوتر خود مشاهده کند، ممکن است انگشت اتهام به طرف شما نشانه رود، برای اینکه یک فایل ضمیمه به همراه ایمیل فرستادهاید. به طور کلی، از فرستادن هر گونه فایل ضمیمه به همراه ایمیل اجتناب کنید مگر اینکه برای ارسال آن از شخحس گیرنده اجازه گرفته باشید. به خاطر داشته باشید حجم فایلی که می خواهید بفرستید با سایر سیستم عاملها و برنامه های کامپیوتری سازگاری داشته باشد. یکی از راه حلهای ارسال فایلهای ضمیمه بزرگ این است که فایل را از طریق WebServer فرستاده و در پیام ایمیل، کاربران را مستقیماً به آدرسی که در سرور فایلهای ضمیمه را قرار داده اید، هدایت کنند.

قبل از کلیک روی Send

پیش از ارسال یک ایمیل مهم، به خصوص اگر قرار است به افراد زیادی ارسال شود، باید کارهایی را انجام دهید. یک ایمیل را به صورت امتحانی به خودتان و یا یکی از دوستان بفرستید و فاصله بین
کلمات، فرمت صحیح متن، نمایش صحیح آن در مانیتور را کنترل کنید و از وجود هر گونه اشتباه تایپی، خطا و یا جا افتادگی اطمینان حاصل کنید.

بیان احساسات با علائم و خلاصه نویسی

همانطور که می دانید در ارتباطات شفاهی، حالت و ادارک و احساسی خود را با لحن و صدا ادا می کنید و مفاهیم و مقاصد خود را با حرکات صورت و بدن به طور واضح و روشن بیان می کنید. ولی در ایمیل بیان عواطف و احساسات بدون صورت امکان ناپذیر است. تنها کاری که می توانید آن را بهصورت آنلاین انجام دهید، استفاده از علائم احساسی هستند. واژه EmoticonS از حروف اول کلمه emotions (احساسات) و icons(علائم) گرفته شده است. emoticons ترکیبی از کاراکترهای صفحه کلید است که احساسات شخصی را بیان می کند. این علائم نشاندهنده حالت تبسم، اخم کردن، خنده و غیره هستند و باید به طور غیر مستقیم به آنها نگاه کرد. به عنوان مثال، اگر رئیستان انجام کاری را از طریق ایمیل به شما واگذار کرده و شما در پاسخ بنویسید: «از اینکه بار کاری خود را به دوش من انداختید متشکرم» ممکن است رئیسی از این پاسخ صریح ناراحت شود. ولی اگر اینگونه پاسخ دهید «هزاران بار متشکرم از اینکه بار کاری خود را به
دوش من انداختید (-:» رئیس متوجه میشود منظور از این کلمات مزاح و خنده است.
%২ نکته: علائم احساسی (EmiOliCOriS) علائمی هستند که با نشانه های نقطه گذاری وی حروف ساخته می شوند و شبیه حرکات صورت به نظر میرسند.
با استفاده از emoticonS می توانید به نامه های خود کمی حالت دوستانه و طراوت بدهید. با این حال استفاده از این علائم در همه موقعیت ها عمومیت نداشته و معمولاً نباید آن را در ارتباطات تجاری بکار ببرید.

بازاریابی با ایمیل مبتنی بر کسب اجازه از کاربران

برای موفقیت در هر گونه رقابت بازاریابی با ایمیل، اخذ اجازه از کاربران و اعلام سیاستهای محرمانه (Privacy) بسیار اهمیت دارد. اگر چه بسیاری از مردم، نامه های پستی تبلیغاتی که به صورت سنتی ارسال میشد، دریافت میکردند و یا دست کم آنرا تحمل میکردند، ولی قوانین حاکم بر محیط آنلاین کاملا تفاوت دارد. ارسال ایمیلهای ناخواسته تهدیدی برای شهرت نام شرکت محسوب می شوند و نه تنها با این کار محبوبیتی در میان مردم نخواهید داشت، بلکه ممکن است در لیست سیاه قرار گرفته و یا مورد حمله هکرها قرار گیرید و یا حتی ممکن است مسدود شدنسرویسهای اینترنت شما را در پی داشته باشد.
مشتریان آنلاین سریع متوجه تخلف از مقررات می شوند و ارسال ایمیل های ناخواسته (یا Spam) یکی از اشکال بارز تخلف از قوانین وب است. به همین علت، بازاریابان آنلاین، از تکنیکهای متعددی جهت کسب اجازه از مشتریان، مشتریان بالقوه و بینندگان سایت بهره میگیرند تا بر اساس ترتیب زمانی مشخص برای آنها ایمیل ارسال کنند. در واقع، کسب اجازه بازاریابی برای هر دو طرف سودمند است. چرا که گیرندگان، نامههایی را دریافت میکنند که ارسال آن را خواسته بودند و بازاریاب هم برای کسی ایمیل می فرستد که به آنچه بازاریابی می شود، علاقمند است. در غیر اینصورت گیرنده نامه اجازه نخواهند داد تا نامه ای برای وی ارسال شود. بازاریابان آنلاین ادعا می کنند که کسب اجازه بازاریابی، یکی از بهترین راههای افزایش مشتریان و بالا بردن میزان فروش است. به طور کلی نتایجی که از بازاریابی با کسب اجازه بدست می آید ده برابر تبلیغات بازرگانی در اینترنت (banner) نتیجه بخش هستند. حال چگونه می توان از مشتریان اجازه گرفت تا ایمیل ارسالی را باز کنند؟ به طور کلی باید ایمیل ارزشمند و یا جالب توجه بازار هدف باشد. راههای زیادی در وب سایت برای کسب اجازه از مشتریان وجود دارد. فی المثل، هر اندازه ژنراتورهای بازگشت مشتریان به سایت بیشتر باشد، بیشتر می توانید از بینندگان سایت اجازه ارسال ایمیل بگیرید. (به فصل ۳ بخش ژنراتورهای بازگشت مشتریان به سایت مراجعه نمایید.) باید عوامل بازگشت مشتریان به سایت را با کسب اجازه بازاریابی و تقاضا از مردم برای انجام کاری با هم بکار گیرید. من در سایت خودم از مردم خواسته ام تا «همین الان در گروه خبری هفتگی عضو شوند» (شکل ۱-۹). شما نیز می توانید عبارتهایی نظیر عبارتهای زیر را بکار برید:
·    اینجا کلیک کنید تا به لیست پستی ما ملحق شده و هر ماه نامه هایی مملو از نکته های جالب توجه دریافت کنید.
·     اینجا کلیک کنید تا شما را در جریان به روز شدن سایت قرار دهیم.
·     اینجا کلیک کنید تا هدایای ویژه را هر هفته از طریق ایمیل دریافت کنید.
·    اینجا کلیک کنید تا شما را از به روز شدن کوپنهای آنلاین باخبر سازیم.
·     اینجا کلیک کنید تا محصولات جدید کاتالوگ را به شما خبر دهیم.
·      اینجا کلیک کنید تا از تغییرات ماهانه بخش پیشنهادات رایگان در سایت اطلاع یابید.
·    اینجا کلیک کنید تا زمان مسابقات جدید با جایزههای بزرگ را به شما خبر دهیم.
·    اینجا کلیک کنید تا شما را از به روز شدن What SNewPage آگاه سازیم.
·    آیا میخواهید نکتههای ما را هر هفته از طریق ایمیل دریافت کنید؟ پس اینجا کلیک کنید.
در مقابل انجام کاری که از مشتریان می خواهید، چیزی را به آنها پیشنهاد دهید. به قسمت Signup NOW دقت کنید. به عنوان مثال من در سایت خودم از بینندگان خواسته ام فرم عضویت در سایت را پر کنند و در عوضی نامه های خبری که هر دو هفته یکبار به روز می شود را دریافت کنند.

ادامه مطالب را می توانید در کتاب 101 روش بازاریابی در اینترنت مطالعه بفرمایید.ای مطالب شامل موارد زیر می باشد :
نکات بازاریابی با ایمیل
ضمیمه کردن بروشور و نامه دوستانه
جمع آوری کتابخانه ای از پاسخ های داده شده به مشتریان
بیش از یک ایمیل داشته باشید
رقابت در بازاریابی با ایمیل های انتخابی
پیروی از قوانین و آداب برنامه نویسی

بازاریابی ثمربخش با لیستهای پستی عمومی

یکی از راههای سریع و آسان جهت انتقال اطلاعات به تعداد کثیری از افراد در اینترنت، استفاده از لیست های پستی است. در حال حاضر هزاران لیست پستی عمومی آنلاین در دسترس همگان قرار دارد. می توان برای اطلاع رسانی مشتریان، از رویدادهای شرکت، اطلاعیه محصولات و بیانیههای خبری یک لیست پستی مخصوص شرکت ایجاد کرد

یکی از راههای سریع و آسان جهت انتقال اطلاعات به تعداد کثیری از افراد در اینترنت، استفاده از لیست های پستی است. در حال حاضر هزاران لیست پستی عمومی آنلاین در دسترس همگان قرار دارد. می توان برای اطلاع رسانی مشتریان، از رویدادهای شرکت، اطلاعیه محصولات و بیانیههای خبری یک لیست پستی مخصوص شرکت ایجاد کرد. آنچه در این فصل ارائه میشود با عناوین زیر خواهد بود:
·    نحوه شناسایی لیستهای پستی عمومی مناسب (لیستهای مباحثه)
·    نحوه عضویت در لیست پستی
·    نحوه نوشتن نامه در لیست های پستی
·    آداب و قوانین لیستهای پستی
·    راه اندازی لیست پستی شخصی

برقراری ارتباط با مخاطبان هدف

عموم مردم می توانند از مطالب و پیامهای لیست پستی که در آنها موضوع خاصی مورد بحث و بررسی قرار می گیرد، استفاده نمایند. شرکت در مباحثات یک لیست پستی مربوط به موضوع تجاری، کمک میکند توجه مشتریان جدید را جلب کنید. لیستهای پستی مباحثه ای همانند یوزنت گروههای خبری بر اساس موضوع طبقه بندی می شوند. همچنین میزان شرکت کنندگان در هر یک از لیستهای پستی با یکدیگر تفاوت دارد. معمولاً مردم در لیستهای بخصوصی که علاقمند به آن هستند، عضو می شوند و همه نامههایی که به گروه فرستاده می شود، دریافت می کنند. به عبارت دیگر وقتی نامهای به یک لیست پستی فرستاده می شود، این نامه به افرادی که بوسیله ایمیل عضویت خود را در آن گروه ثبت کرده اند، نیز ارسال میشود. لیست های پستی مباحثهای، وسیله ای آسان و سریع برای انتقال اطلاعات به افراد علاقمند در آن موضوع خاصی هستند. تفاوت میان لیستهای پستی و گروههای خبری در این است که همه مردم با استفاده از اینترنت می توانند در هر زمان که بخواهند پیامها و مقالات موجود در گروههای خبری را مطالعه نمایند. ولی در لیست پستی تمامی پیامهایی که به گروه ارسال میشود، از طریق ایمیل به کسانی که عضو لیست پستی هستند، فرستاده می شود. بدین معنی که افرادی که عضویت خود را ثبت کرده اند، حق دریافت پیامها را خواهند داشت. این در حالی است که در گروههای خبری هر کسی، با استفاده از کامپیوتر سرویس دهنده اخبار به پیامهای گروه خبری دسترسی دارد. تنها کاری که باید بکنید این است که وارد کامپیوتر NeWSServer شده و نام گروه مورد علاقه خود را وارد کنید. سپس می توانید تمامی پیامهایی که بین اعضا گروه مبادله شده اند، مطالعه نمایید. اما برای عضویت در یک لیست پستی، لازم است نامه درخواست عضویت خود را به مدیر لیست پستی ارسال کرده و از او بخواهید نام شما را در فهرست اعضای لیست وارد کند. ارسال و دریافت پیام در گروههای خبری به صورت ناشناس امکانپذیر است ولی در فهرستهای پستی برای دریافت و - .ملاحظه پیامها نیاز به مجوز دارید

انواع لیستهای پستی عمومی

لیستهای پستی عمومی انواع مختلفی دارند که بر روی هر یک از آنها نظارت متفاوتی صورت میگیرد. در این قسمت دو نوع مهم از لیستهای پستی عمومی مورد بحث قرار می گیرند.

لیستهای مباحثه ای کنترلی

در این نوع از لیستهای پستی، شخصی با عنوان «دروازه بان» (gatekeeper) پیغامهای ناخواسته و یا نامناسب را فیلتر می کند. در صورتیکه به چنین لیستهایی، پیام تبلیغاتی بفرستید، که در آن مجوز تبلیغات ارائه نشده، پیام شما هرگز به دست اعضای لیست نخواهد رسید، زیرا دروازه بان لیست پستی، این پیغامها را حذف می کند. نامه های اهانت آمیز نیز به همین ترتیب کنترل میشوند. همچنین دروازه بان برای کنترل اینکه کدامیک از اعضا در جریان موضوعات مورد بحث قرار ندارند، موضوع مباحثات را پیگیری میکند.

لیست های مباحثه ای غیر کنترلی

در لیستهای پستی غیرکنترلی، همانطور که از آن مشخص است، هیچ کنترل و سانسوری روی لیست های پستی صورت نمیگیرد. بسیاری از لیستهای پستی عمومی از این نوع لیستها هستند و در آنها تمامی پیغامها به طور خودکار به اعضا لیست پستی forward می شود. در لیستهایی که نظارتی روی آنها انجام نمیشود، پیامهای تبلیغاتی آشکارا و جنگهای توهین آمیز فراوانی به چشم میخورد و دلیل آن کاملاً پر واضح است. در چنین لیستهایی، اعضا لیست مسئولیت برقراری نظم و کنترل بر اعمالشان را بر عهده دارند. اگر شرکت کنندگان لیست پستی از قوانین و آداب گروه عمداً پیروی نکنند، افرادی را که به قوانین پایبند هستند، آنها را سرزنش کنند، پس از مدتی این لیست پستی تبدیل به Spammer می شود. در چنین حالتی بسیاری از اعضا، لیست را ترک می گویند.

لیست های پستی مطلوب

چهار نوع لیست پستی وجود دارد:
(Publicly Accessible mail lists) لیست های پستی عمومی
·    لیست های پستی مستقیم (Direct mail lists)
·    لیست های پستی شخصی (Private mail lists)
·    لیست های پستی دسته جمعی (BulkmailliStS)
هزاران لیست پستی عمومی به صورت آنلاین وجود دارد و تعدادی از سایتها، فهرستی از این لیست های پستی را معرفی و ارائه می کنند. برخی از معروفترین و جامع ترین این سایتها عبارتند از:
·    فهرست لیستهای پستی عمومی به نشانی http://www.pamilnet
·    Tile.net  به آدرس http://tile.net/lists
·    Topica  به آدرس http://www.topica.com
همچنین شرکتهای آنلاینی وجود دارند که تخصص آنها پیدا کردن لیستهای پستی با هزینه مشخص در اینترنت است درست مثل خریدن لیستهای پستی تبلیغاتی به صورت سنتی در دنیای آفلاین.شرکت Post Master Direct Response  به نشانی http://www.postmasterdirect.com,یکی از  این شرکتهاست که چنین لیستهایی را پیدا و جمع آوری می کند. این شرکت، لیستهای پستی افرادی که در یک موضوع بخصوص اطلاعاتی را درخواست کرده اند، اجاره می دهد. با اینحال چنین لیست هایی با لیستهای پستی مباحثه ای که پیشتر در این مطلب شرح آن رفت، تفاوت دارد. همانطور که می دانید لیستهای ایمیل حاوی آدرسهای ایمیل است. اگر عضو یکی از این لیست های پستی شوید قادر نخواهید بود در مباحثات شرکت نمایید و فقط نام خود را در لیست پستی وارد کرده اید و ایمیلهای حاوی پیامهای تبلیغاتی را دریافت می کنید. با اینحال، از لحاظ بازاریابی، لیست های ایمیلی اگر هدفمند به کار گرفته شوند وسیله سودمندی برای بازاریابی هستند.
یکی دیگر از امکانات الیستهای پستی، امکان راه اندازی لیست پستی شخصی است. در اینجا یکی دیگر از امکانات لیستهای پستی یعنی خرید وفروش لیستهای پستی با حجم زیاد را توضیح می دهیم.
همه ما برخی اوقات ایمیلهایی دریافت می کنیم که در عنوان آن نوشته شده: «با پرداخت ۲۹/۹۵ دلار خرید لیستهای پستی ما ۵ میلیون کاسب شوید» همانطور که میدانید، یکی از بزرگترین فواید اینترنت، دسترسی به تعداد کثیری از مردم در کوتاهترین زمان است. همین امر، موجب بوجود آمدن پدیده ای به نام Spam شده که با اشکالاتی نیز همراه است. لیست های ایمیلی دسته جمعی بدون کسب اجازه از صاحبان ایمیل به دیگران فروخته می شود، درست همانند لیستهای پستی تبلیغاتی از صاحبان ایمیل برای وارد کردن نام آنها در یک لیست پستی اجازه ای گرفته نمیشود و آنها از این واقعیت اطلاعی ندارند که نام آنها در لیستهای پستی دیگر وارد شده و اغلب اوقات از فرستادن ایمیلهای ناخواسته ناراضی هستند. یکی دیگر از اشکالات لیستهای پستی این است که معمولاً این لیستها جزو لیستهای هدف نیستند. استفاده از لیست های ایمیلی با خطر از دست دادن مخاطب بازار هدف نیز همراه است. همچنین امکان دارد موجب رنجش افرادی شوند که شاید تحت شرایط دیگرجزء مشتریان بوده و محصولات را بخرند.
نکته: Spam ارسال یک نامه به تعداد زیادی از افراد بدون اینکه آنها خواسته باشند و یا به عبارت دیگر، ارسال ایمیلهای آزار دهنده به مردم است. بهترین کار این است که لیستی را انتخاب نمایید که شرکت کنندگان آن حتی الامکان مخاطبان بازار هدف را تشکیل می دهند. به عنوان مثال، اگر قصد فروش سیستمهای اطلاع رسانی جغرافیایی به شهرداریها را دارید، انتخاب لیست پستی با عنوان تفنگ نتیجه ای جز تلف کردن وقت و انرژی به دنبال نخواهد داشت. استفاده از ایمیلهای دسته جمعی موجب خشم هزاران گیرنده ایمیل شده و صدمات جبران ناپذیری بر اعتبار و حیثیت شرکت وارد می کند. در چنین مواقعی، لیستهای هدف، حتی اگر شرکت کنندگان اعضای آن محدود و اندک باشند، نتایج بهتر و موثرتری در بر دارد. برخی اوقات چیز کمتر اثرات بهتری دارد.

یافتن لیستهای پستی مطلوب

خواه به یک لیست پستی مباحثهای عمومی ملحق شوید و یا از هزاران منبع آنلاین یک لیست ایمیل را انتخاب و سپس خریداری نمایید، باید لیست پستی را پیدا کنید که اعضای آن جزو بازار هدف باشند.
بنابراین انتخاب یک لیست پستی از میان هزاران لیست پستی نیاز به دقت زیادی دارد.
در حال حاضر فرافهرستهای (meta-index) متفاوتی دارای لیستهای پستی عمومی وجود دارند که می توانید در آنها با عنوان و موضوع جستجو کنید. برخی از این سایتها، اطلاعات کاملی درباره لیست های پستی از قبیل محتوای آنها و دستورات لازم برای عضویت در آنها را در اختیارتان قرار می دهند. در بخش منابع اینترنتی این فصل، نام و نشانی چنین سایتهایی معرفی شده است. وقتی لیستهای پستی هدف را شناسایی کردید، نوبت به ثبت عضویت در چنین لیستهایی می رسد. برای تائید نهایی اینکه آیا لیست پستی مزبور مناسب اهداف بازاریابی شما می باشد، بهتر است برای مدتی بدون شرکت کردن در گفتگو، پیامها و مقالات لیست پستی را مطالعه نمایید. سپس با ارسال مطالب و پیامهای ارزشمند، در مباحثات لیست پستی شرکت نمایید. اگر امکان تبلیغ در لیست پستی میسر نیست، از قوانین پیروی نمایید. با اینحال، استفاده از فایلهای امضا به جای آگهی های مستقیم تبلیغاتی امکانپذیر است و همیشه می توانید در جاهایی که اجازه تبلیغات وجود ندارد، از tag Lineو یا تبلیغ کوچک استفاده نمایید.

عضویت در لیستهای پستی هدف

روند عضویت در اکثر لیستهای پستی بدین ترتیب است که نامه درخواست عضویت با عنوان «Subscribe» در موضوع و یا متن نامه به آدرس مشخصی فرستاده میشود. تفاوتهایی نیز در مضمون نامه عضویت هر یک از لیستهای پستی وجود دارد که بایستی برای عضویت به دستورات ارائه شده در هر لیست پستی مراجعه و طبق آن عمل نمایید. پس از عضویت، معمولاً ایمیلی دریافت می کنید که در آن قوانین، FAQS و دستورات لازم درباره نحوه استفاده ازلیست آمده است.
در بیشتر موارد، قوانین ارسال نامه در گروههای خبری و لیستهای پستی مشابه یکدیگر هستند. قوانین مربوط را به دقت مطالعه نمایید و حتماً از آنها پیروی کنید. بهتر است قبل از ارسال پیام به لیست پستی، مدتی را به خواندن پیامهای لیست پستی بدون شرکت کردن در گفتگو بپردازید. این کاربه شما کمک میکند تا به انواع پیامهای ارسالی و همینطور پیامهای مورد قبول گروه پی ببرید.

لیست های چکیده

وقتی میخواهید عضو یک لیست پستی شوید، با دو گزینه مواجه می شوید؛ عضویت در لیست پستی و یا عضویت در لیستهای چکیده. تفاوت این دو در این است که وقتی عضویت خود را در لیست پستی ثبت میکنید، یک نسخه از هر ایمیلی که اعضای لیست به یکدیگر میفرستند، برای شما نیز ارسال میشود. اما وقتی در لیست چکیده عضویت خود را ثبت می کنید، پیغامهای اعضا گروه جمع آوری شده و به صورت چکیده در می آید و معمولاً هر شب در یک ایمیل فرستاده می شود. در واقع مجموعه ای از پیامهای گروه به عنوان یک پیام دسته جمعی برای هر یک از اعضای لیست ارسال میگردد. نکته مثبت لیستهای چکیده، این است که پیامهای هر یک از افراد گروه را جداگانه دریافت نمی کنید و صندوق پستی شما برای هر پیام باز و بسته نمی شود. البته، این بدین معنی نیست که تمامی پیامهایی که اعضا به یکدیگر میفرستند در پیام چکیده وارد می شود بلکه شخصی به عنوان مدیر چکیده بهترین پیامها را انتخاب کرده و سپس آنها را در لیست چکیده وارد می کند و برای اعضا لیست چکیده می فرستد. بنابراین تبلیغات، نامه ه ای اهانت آمیز و همینطور پیامهای حاوی مطالب تکراری از چرخه ارسال خارج میشوند. در لیست های غیرکنترلی از آنجایی که نظارتی بر روی پیامها انجام نمی شود، هر نامه ای که به گروه ارسال می شود، به سایر اعضا نیز ارسال می شود. ممکن است بسیاری از این پیامها جالب نباشد و از صندوق پستی حذف شوند. در واقع مهمترین فایده لیست چکیده این است که بدون پر شدن صندوق پستی از نامه های بیهوده، تنها اطلاعاتی را که به آن نیاز دارید، دریافت می کنید.

نوشتن پیغامهای موثر

همانطور که قبلا نیز در این فصل گفتیم، پیش از ارسال یک پیام به لیست پستی، باید جزئیات آن را به دقت بررسی کنید. بخاطر داشته باشید موضوع نامه مرتبط و متن پیام با بیانی روشن و مختصر بوده و حاوی فایل امضا باشد. اگر مطمئن نیستید که پیام شما مناسب گروه است یا خیر، می توانید یک پیغام آزمایشی به یکی از لیستهای دارای ناظر (moderated) ارسال کرده و راهنماییهای لازم را از آنها بخواهید.
علی رغم گروههای خبری، اعضا لیست پستی تمامی پیامهای رد و بدل شده در لیست پستی را هر روز مستقیماً در صندوق پستی خود دریافت میکنند. برخی نیز ترجیح میدهند پیامها را از طریق لیست چکیده دریافت کنند. در این صورت، تمامی پیامهای رد و بدل شده در آن روز پس از گزینش در یک ایمیل جمع آوری شده و در آخر شب برای اعضا ارسال میشود. در ابتدای این ایمیل، فهرستی از تمامی پیامها با ذکر فرستنده و موضوع نامه عنوان شده و بدنبال آن متن کامل پیامها آمده است. در لیستهای پستی نیز همانند گروههای خبری اعضا لیست، تمامی پیامها را مطالعه نمی کنند بلکه براساس موضوع نامه تصمیم به خواندن و یا نخواندن آن میگیرند. بنابراین به اهمیت فوق العاده موضوع نامه بیش از پیش پی می بریم. در لیست پستی نیز همانند گروههای خبری، نباید همان نامه و یا شبیه آن را در پاسخ یک لیست پستی تکرار کنید. برای اینکه اگر اعضا لیست پستی یکبار نامه شما را با چنین خصوصیتی مشاهده کنند، بار دیگر وقتی عنوان نامه شما را ببینند به آن توجهی نمیکنند. این مسئله در گروههای خبری تفاوت دارد. چون در گروههای خبری خوانندگان متفاوتی در گروه وارد شده و پیغامهای مشابه همیشه خواننده دارد. با رعایت نکات زیر در لیست های پستی یکی از اعضای قابل احترام در یک جامعه آنلاین خواهید بود:
• اطمینان حاصل کنید که پیامهای ارسالی با موضوع مورد بحث در لیست پستی ارتباط دارد. دلیل آن هم این است که اعضای لیست پستی نمی خواهند نامه هایی را دریافت کنند که هیچ ارتباطی به موضوع ندارد.
• باید قبل از ارسال هر گونه پیام تبلیغاتی، مدتی به طور مداوم در مباحثات گروه شرکت کنید . اگر لیست پستی اجازه تبلیغات را نمی دهد از فایل امضا استفاده کنید برای اینکه فایل های امضا معمولا قابل قبول هستند
·    هنگام استفاده از یک لیست پستی جدید نسخهای از پیغامهای ارسالی به لیست را پیش خود نگهدارید. باید در نامه های ارسالی از خوانندگان نامه بخواهید کاری را انجام دهند، این کار ممکن است دیدار از صفحات سایت و یا ارسال ایمیل به آدرسی که بدین منظور تعبیه شده، باشد. تنها با بکارگیری مکانیسم صحیح برای پیگیری پاسخها متوجه می شوید که شرکت در کدامیک از لیستهای پستی نتیجه بخش بود و کدامیک تاثیری در اهداف شما ندارند. از مردم بخواهید کاری را انجام دهند. مطمئنا با بکارگیری این روش شگفت زده خواهید شد برای اینکه مردم، کاری را که از آنها خواسته اید، انجام می دهند
·    اهداف خود را منطقی و دست یافتنی تعیین کنید. بعنوان بازرس در بیشتر شرکتهای بازاریابی با ایمیل، عرض می کنم که ۱ تا ۳ درصد پاسخ دهی، رقم مطلوبی برای اندازه گیری میزان پاسخ مشتریان قلمداد می شود. با اینحال، اگر لیست پستی انتخابی، لیست پستی بازار هدف است و چیزهایی را در اختیار مردم قرار می دهید، که برای آن گروه ارزش دارد، میزان پاسخ دهی باید بسیار بیشتر از این مقدار باشد.

راه اندازی لیستهای پستی شخصی

راه اندازی لیستهای پستی شخصی به دلیل فواید زیاد بازاریابی که با خود همراه دارد، اغلب سودمند واقع می شود. از لیستهای پستی شخصی می توان بعنوان محیطی برای گفتگوهای مشتریان در رابطه با محصولات شرکت، پشتیبانی از محصولات، بخشهای ویژه و به روز شده در سایت و غیره استفاده کرد.
علاوه بر این، لیستهای پستی شخصی برای برقراری ارتباط با مشتریان کنونی و آینده در موضوعاتی چون نامه های خبری شرکت، فهرست قیمتها، کاتالوگهای جدید، محصولات جدید، آگهی محصولات جدید و رویدادهای آینده مورد استفاده قرار می گیرند .
ادامه این مطلب را می توانید در کتاب 101 روش بازاریابی در اینترنت مطالعه بفرمایید
این مطالب شامل موارد زیر می باشد :
·    شروع کار در لیست های پستی عمومس
·    گریز از ایمیل های دسته جمعه ناخواسته

کسب اجازه بازاریابی

بخش مهمی از بازاریابی اینترنتی در طراحی سایت را بازاریابی مبتنی بر کسب اجازه از مشتریان تشکیل می دهد

تشریح اجازه بازاریابی

موارد استعمال اجازه بازاریابی

مسائل مربوط به حریم خصوصی

اطلاعات شخصی کاربران

فروش سود