راه اندازی لیست پستی شخصی

لیستهای پستی شخصی موجب برقراری ارتباط مستقیم با بینندگان سایت شده و به همین دلیل وسیله قدرتمندی برای تداوم ارتباط با مخاطبان بازار هدف هستند

لیستهای پستی شخصی موجب برقراری ارتباط مستقیم با بینندگان سایت شده و به همین دلیل وسیله قدرتمندی برای تداوم ارتباط با مخاطبان بازار هدف هستند. توصیه میشود حتماً نسبت به ایجاد لیست پستی شخصی اقدام کنید، برای اینکه لیستهای پستی انتخابی (Opt-in) فواید بازاریابی بسیاری به همراه دارند. با استفاده از لیستهای پستی می توانید با مشتریان بالقوه و بالفعل به بحث گفتگو راجع به محصولات جدید، پشتیبانی از محصولات، محصولات ویژه و غیره بپردازید. همچنین می توانید با ارسال نامه های خبری شرکت، فهرست قیمتها، کاتالوگهای جدید، محصولات جدید و اطلاعیه محصولات و یا رویدادهای آینده از طریق لیستهای پستی با مشتریان فعلی و آینده ارتباط برقرار کنید. پیش از این با نحوه عضویت در لیستهای پستی آشنا شدید. در این فصل نحوهٔ راه اندازی لیستهای پستی شخصی را شرح میدهیم که عناوین آن عبارت است از:
·    دلیل و اهمیت لیست پستی شخصی
·    مسائلی در رابطه با سیاستهای خصوصی
·    مدیریت لیست پستی شخصی
·    راه ندازی لیست پستی شخصی
·    معرفی لیست پستی

دلایل راه اندازی لیست پستی شخصی

دلیل بسیاری برای راه اندازی لیست پستی شخصی وجود دارد. در واقع، همان دلایلی که برای عضویت در یک لیست پستی غیر شخصی مطرح و فواید آن عنوان شد، در اینجا نیز میتواند مصداق داشته باشد. علاوه بر این، راه اندازی لیست پستی شخصی دلایل و فواید دیگری دارد که موارد ذیل از جمله آن است:
·    بازاریابی بدون اخذ مجوز از کسی
·    معرفی کردن خود و یا تجارت خود به عنوان یک کارشناسی خبره
·    برقراری ارتباط مستحکم با مشتریان
·    تشویق دیگران به دیدار مجدد از سایت
·    معرفی نام شرکت
·    معرفی محصولات و خدمات
·    منبعی بالقوه برای کسب درآمد
برای کار با لیستهای پستی نیاز به آدرس ایمیل دارید. راههای گوناگونی برای درخواست و جمع آوری آدرس ایمیل افراد وجود دارد که یکی از آنها فرمهای موجود در سایت و یا دفترچه های یادبود (guestbook) آنلاین است. اگر در مردم انگیزه ایجاد کنید تا آدرس ایمیل خود را به شما دهند، نتایج بهتری بدست خواهید آورد.

بازاریابی بر اساس کسب اجازه از مشتریان

از طریق وب سایت می توانید به راحتی مردم را تشویق کنید تا به شما اجازه دهند. بر اساس ترتیب زمانی مشخصی به آنها ایمیل بفرستید. وقتی از مردم میخواهید در لیست پستی شخصی شما عضو شوند، باید امکانات لازم برای انجام دادن این کار را در سایت فراهم کنید. هر قدر بیشتر در مقابل چشمان مخاطبان بازار هدف باشید، مشتریان احساس بهتری برای تماس با شما خواهند داشت. اعضای لیست پستی چون به موضوعاتی که در لیست پستی مورد بحث و گفتگو قرار می گیرد، علاقه دارند. بنابراین آدرسهای ایمیل خود را از روی اشتیاق به شما می دهند. شما نیز اجازهٔ آنها برای ارسال ایمیل را بدست آورده و خود را به عنوان یکی از اعضای قابل احترام در حرفه و صنعت معرفی می کنید.

فواید لیست پستی شخصی

فواید حاصل از ایجاد و پیاده سازی لیست پستی شخصی بیشمار بوده و عبارتند از :
• معرفی خود به عنوان کارشناس: با پیاده سازی لیست پستی شخصی مخصوصی به حوزهٔ کاری خود و ارائه خدمات و پیشنهادات مربوطه به اعضای لیست، در نظر مشتریان به عنوان یک کارشناسی خبره خواهید بود. در نتیجه، نسبت به رقبا و همتایان تجاری از احترام و توجه بیشتری برخوردار می شوید و می توانید ارتباط جدیدی با سرویسگیرندگان و مشتریان خود پایه ریزی کنید.
• برقراری ارتباط با مشتریان : با در اختیار داشتن لیست پستی شخصی قادر خواهید بود ارتباط نزدیکتری با افرادی که در حرفهٔ شما هستند و همین طور سرویس گیرندگان فعلی و بالقوه برقرار نمایید. اغلب اوقات، ارتباطات تجاری و فرصتهای شغلی جدید زمانی بوجود می آید که عدهای افراد علاقمند در یک موضوع گرد هم میآیند و کار جدیدی را شروع می کنند. برای تسهیل در ایجاد چنین ارتباطی، لیست پست شخصی خود را بکار گیرید. راه اندازی لیست پستی شخصی، امکان دارد مزیتهای دیگری همچون یافتن شرکای تجاری جدید، جلب سرویس گیرندگان جدید و یا شروع معامله تجاری دیگری را نیز به دنبال داشته باشد.
• تداوم ارتباط با مشتریان : مسلماً در کار تجاری خود روزانه با افراد زیادی در تماس هستید. اغلب اوقات بازرگانان به عنوان مثال با یک شرکت ارتباط برقرار میکنند و پس از اتمام پروژه کاری، به مرور زمان ارتباط با سرویس گیرنده یا مشتری نیز قطع می شود. در حالیکه ایجاد لیست پستی شخصی به شما این امکان را میدهد تا بطور مداوم با مشتریان خود در تماس باشید. از آنجایی که برای برقراری ارتباط اولیه با مشتری زحمت زیادی کشیده میشود، به همین دلیل نگهداری و تداوم ارتباط و استفاده از آن در آینده اهمیت دو چندان پیدا می کند و تداوم این ارتباط، فروش بیشتر و شهرت و محبوبیت برای شرکت به ارمغان می آورد.
• معرفی نام و آرم شرکت: با راه اندازی لیست پستی مخصوص به شرکت خود و تشکیل گروهی از اعضای ثابت و وفادار، مردم اعتبار لیست پستی شما را با محصولات و سرویسهای شرکت ارتباط میدهند. لیستهای پستی روش کاملاً مناسبی برای معرفی نام و محصولات شرکت به صورت آنلاین هستند. در صورت ارسال پیامهای با ارزش به اعضای لیستهای لیستی، آنها با هر بار باز کردن نامه های رسیده، نام و آدرس شرکت را مشاهده خواهند کرد. این روش برای افزایش میزان آگاهی عمومی از آرم و محصولات شرکت بسیار مؤثر و کارآمد است.
·    معرفی محصولات و سرویسهای شرکت: به افرادی که در حال ثبت عضویت خود در لیست پستی شخصی شما هستند، حتماً یادآوری کنید با عضویت در لیست پستی اطلاعات معتبری بدست خواهند آورد که می تواند در برخی مواقع راهگشای آنها باشد. علت ذکر فواید لیست پستی این است که پیامهای لیست پستی نباید مملو از تبلیغات آشکار و چشمگیر باشد. در صورت وقوع چنین حالتی ، میزان ثبت اعضا جدید به لیست پستی به طرز شگفت انگیزی کاهش می یابد. با این حال، چون پیاده سازی لیست پستی شخصی ابزار مناسبی برای معرفی نام و آرم شرکت محسوب می شود، باید همیشه در نامه های ارسالی به لعضای لیست ، از آنها بخواهید کاری را برای شما انجام دهند تا کاربر تشویق شده به وب سایت هدایت شود و اطلاعات بیشتری دربارهٔ محصولات و سرویسها بدست آورد. این روش در عرضه و نمایش محصولات و سرویسها بسیار مؤثر است.
·     منابعی بالقوه برای کسب درآمد: پس از راه اندازی لیست پستی و افزایش شمار اعضا آن، می توانید از افرادی که مایل هستند در لیست پستی شما بازاریابی کنند، بابت هزینه تبلیغات هزینه ای دریافت کنید. پرواضح است که با افزایش اعتبار و شمار اعضا، لیست پستی شخصی شما تبدیل به منبعی برای کسب درآمد می شود. در پایان، هر اندازه برای شناساندن و لیست پستی خود تلاش کنید، در آینده این تلاشها به بار می نشیند و حتی بیشتر جبران می شود. اگر قبلاً عضو یکی از لیستهای پستی عمومی بودید، دقت کنید و ببینید در هر نامه ای که دریافت میکردید، چند پیام بازرگانی بود. از سویی، با مدیریت و اداره لیست پستی می توانید درآمد حاصل از تبلیغات را نصیب خود کنید. با این وجود، باید همیشه تعداد و انواع پیامهای تبلیغاتی در لیست پستی را بخاطر بسپارید. برای اینکه تبلیغات نباید ذهن خواننده پیام را از متن اصلی پیام و اعتبار لیست پستی گمراه کند.

مسئله حریم خصوصی

نگرانی از مسئله حریم خصوصی در میان بسیاری از کاربران اینترنتی در حال افزایش است. به همین دلیل و برای افزایش میزان ثبت عضویت در لیست پستی خود، به ثبت نام کنندگان ضمانت دهید که آدرس ایمیل آنها در مکان مطمئنی قرار خواهد داشت و به هیچ کس دیگری فروخته نخواهد شد. مردم اغلب نگران اطلاعاتی هستند که در اختیار شما قرار میدهند. اگر نتوانید به آنها راجع به اطلاعات شخ اطمینان دهید، از دادن آدرس ایمیل خود به شما منصرف خواهند شد. سیاستهای شرکت و یا سایت در قبال حفظ حریم خصوصی افراد را توضیح دهید. از آنها بخواهید با خیال آسوده آدرس ایمیل خود را در اختیار لیست پستی قرار دهند. برای این کار، باید در وب سایت خود لینکی را به حریم خصوصی اختصاص دهید. بخصوص در صفحه ثبت عضویت (Sign Up) لیست پستی، نباید بدون کسب اجازه از شخص، نام وی را به فهرست اعضای لیست پستی اضافه کنید. با اینحال یکی از روشهای اخذ ایمیل بیشتر، این است که به اعضاع لیست پستی پیشنهاد دهید سایر دوستان خود را برای ثبت عضویت در لیست پستی دعوت کنند. برخی از این افراد عضویت خود را ثبت و دوستان خود را از لیست پستی شما آگاه خواهند کرد و این روند همچنان ادامه مییابد. بنابر یک روش قدیمی «آنها به دو نفر از دوستان خود گفتند و آنها نیز به دو نفر دیگر خبر دادند و دو نفر دوم نیز دو نفر از دوستان خود را مطلع کردند» این تکنیک بازاریابی ویروسی، سریعترین و مؤثرترین روش برای افزایش اعضای لیست پستی است.

اداره لیست پستی

چندین روش برای اداره لیست پستی شخصی وجود دارد:
·    استفاده از برنامه پست الکترونیک
·    استفاده از نرم افزار لیست پستی
·    واگذاری اداره لیست پستی به شخص یا شرکت ثالث
اداره لیست پستی از طریق برنامه پست الکترونیک، روش بسیار مناسبی است. برای اینکه این روش هزینههای جانبی در بر ندارد و چون به راحتی از پشت میز کار انجام می شود، نظارت کامل بر لیست پستی وجود دارد. ولی این روش با محدودیتهایی همراه است. برنامه پست الکترونیک امکان تقسیم بندی لیست پستی را ندارد. به عنوان مثال، امکان دارد برخی افراد دریافت نامه های خبری را خواسته باشند و برخی دیگر دریافت اطلاعاتی هنگام به روز شدن بخش What SneW را خواسته باشند و معمولاً برنامه های پست الکترونیک، تکنولوژی لازم برای پاسخگویی همزمان و سریع و همینطور سفارشی کردن ارتباطات را ندارند. همچنین برنامه های پست الکترونیک امکان ردیابی و پیگیری اطلاعات را پشتیبانی نمی کنند. در حالیکه ردیابی چیزهایی مثل چند نفر ایمیل ارسالی را باز کرده اند، چند نفر یک کپی از ایمیل به دوستان خود فرستاده اند، چند نفر کلیک کرده و از وب سایت دیدنکرده اند، بسیار کاربرد دارد.
پیگیری و ردیابی ایمیل، معمولاً تنها از طریق برنامه های نرمافزاری لیست پستی و یا شخص ثالثی که لیست پستی را اداره می کند امکانپذیر است.
یکی دیگر از اشکالات برنامه پست الکترونیک برای اداره کردن لیست پستی، دردسرهای ناشی از کنترل دستی ثبت عضویت و یا لغو عضویت است، بخصوص زمانی که دارای چندین نوع ثبت عضویت در سایت هستید - به عنوان مثال شخصی می خواهد عضویت خود در بخش هدایای الکترونیک لغو کرده ولی نامههای خبری و کوپنها را دریافت کند.
با این حال، نرم افزارهای بسیاری برای اداره لیست پستی و سازماندهی آن وجود دارد. این نرم افزارها دارای گزینه هایی هستند که بوسیله آنها میتوان به سادگی نسبت به حذف و اضافه اعضاء از فهرست لیست پستی اقدام نمود. امکان ارسال پیامها با قالب بندی صحیح به اعضاع لیست پستی مسقیماً از طریق نرم افزار، از دیگر امکانات نرم افزارهای اداره لیست پستی است. اغلب اوقات این نرمافزارها دارای امکاناتی برای ارسال سریع و آسان ایمیلهای شخصی می باشند. همچنین بسیاری از این برنامه ها با وب سایت سازگاری کامل دارند، بدین معنی که مردم می توانند از طریق سایت، نام خود را وارد لیست پستی کنند. همچنین می توانید از این نرمافزارها برای مکانیسم تأیید ثبت عضویت اعضاء استفاده نمایید. از آنجایی که این نرم افزارها بسیاری از کارها را انجام میدهند موجب جلوگیری از اتلاف وقت برای کنترل لیست پستی می شوند.استفاده از لیست پستی شخصی با هزینه هایی همراه است و باید سرمایه ای را برای ابتیاع برنامه نرم افزاری در نظر بگیرید
برخی از این برنامه ها از روی desktop اجرا میشوند و برخی دیگر از روی Server و یا ISP. اکثر این برنامه ها دارای امکاناتی باری طبقه بندی آدرس ایمیل در بانک اطلاعاتی هستند که بدین وسیله می توانید مشخص کنید پاسخ ایمیل چه کسانی داده شده است.
امروزه، بیشتر این برنامه ها دارای قابلیت شخصی کردن نامه ها بوده و اجازه می دهند نام شخصی گیرنده را در محل مربوطه و همین طور در قسمتSubject نامه وارد کنید. بدین منظور لازم است در بانک اطلاعات برنامه، در مقابل هر آدرس ایمیل، نام فرد را نیز یادداشت کنید. بخاطر داشته باشید برای افرادی که از آنها برای ارسال نامه های گوناگون اجازه گرفته اید، حتماً در مقابل نام آنها، نشانهای برای شناسایی قرار دهید.
همچنین اکثر این برنامهها دارای قابلیتهای پیگیری و ردیابی هستند که بوسیله آن می توان به اشکالات و یا صحت کارکرد اجزای مختلف پی برد.از نگاه یک مدیر سایت این نرم افزارها کار بزرگ دیگری نیز انجام میدهند و آن اضافه کردن اعضاء جدید، حذف و مدیریت پیغامهای غیر قابل ارسال است که این قابلیت به تنهایی ارزش زیادی برای مدیر سایت دارد. گزینه سوم در رابطه با ادارهٔ لیست پستهای سپردن آن به شخص یا شرکت ثالث است. شرکتهایی وجود دارند که تخصصی آنها ادارهٔ کردن لیستهای پستی بوده و تجربیات ارزشمندی در این خصوص دارند.
وقتی ادارهٔ لیست پستی را به چنین شرکتهایی واگذار می کنید یک سرویس ماهیانه رایگان نیز در اختیار شما قرار می گیرد و نرم افزار ادارهٔ لیست پستی از سرور شرکت ثالث و یا از ISP سرور آنها اجرا می شود. تمامی شرکتهای ارائه دهنده خدمات لیست پستی، به صورت بالقوه دارای آخرین و پیشرفته ترین نرم افزارهای ادارهٔ لیست پستی هستند که می توانید بوسیله آنها نسبت به شخصی کردن نامه ها، طبقه بندی فهرست ایمیلها و دریافت گزارشهای پیگیری اقدام نمایید. معمولاً مسائل مهم مدیریتی در لیست پستی، نظیر حذف و اضافه نام اعضاء و کنترل پیغامهای غیرقابل ارسال توسط شرکتهای ثالث اداره لیست پستی انجام می شود. از سوی دیگر، امکان دارد با سپردن کار ادارهٔ لیست پستی به چنین شرکتهایی، نظارت شما بر محتوا، مشتریان و زمان ارسال نامهها کاهش یابد. به همین منظور ضروری است هنگام عقد قرارداد با شرکت اداره کننده لیست پستی موارد ذیل را روشن و واضح در قرارداد ذکر نمایید:
•  مالکیت آدرسهای ایمیل
•  استفاده از آدرس ایمیل اعضا
•  زمان ارسال نامه
•  تأیید نهایی محتوای نامه ها
·    مسئولیت و ضرب الاجل پاسخ دهی به ایمیل اعضا
مسئله ای که اهمیت دارد این است که مالکیت تمامی آدرسهای ایمیل را در اختیار بگیرید و در قرارداد واضح و روشن عنوان کنید که نام او ایمیل تمامی اعضا لیست پستی جز داراییهای شرکت شما محسوب می شود. نکتهٔ دیگری که هنگام عقد قرارداد با چنین شرکتهایی بهتر است مد نظر قرار دهید این است که هر ماه اطلاعات مربوط به لیست پستی را در فرمت دیجیتالی در اختیار شما قرار دهند. با این کار، در صورت نیاز به تغییر شرکت اداره کننده لیست پستی، مشکلی نخواهید داشت. چون راه اندازی لیست پستی وقت زیادی می طلبد، بنابراین چنین لیستی از ارزش زیادی برخوردار است و به همین دلیل در حفظ و نگهداری فرمت دیجیتالی اطلاعات لیست پستی خود کوشا باشید. حتماً در قرارداد خود با چنین شرکتهایی ذکر کنید که طرف قرارداد حق ندارد آدرس ایمیل اعضا لیست پستی را به شخص و یا شرکت دیگری به هر دلیلی بفروشد و یا از آن برای کار دیگری استفاده کند. اعضاء لیست پستی با اعتماد و اطمینان از عدم سوء استفاده، آدرس ایمیل خود را در اختیار شما قرار داده اند.
همچنین از کنترل نهایی بر روی زمان برقراری ارتباط با اعضا لیست پستی اطمینان یابید. منظور این است که هر وقت خواستید بتوانید برای اعضا لیست پستی پیام بفرستید.
در قرارداد منعقده با شرکت اداره کننده لیست پستی، ماده ای را اضافه کنید مبنی بر اینکه باید محتوای نامه هایی که به اعضا لیست پستی فرستاده می شود، تصویب و تأیید نمایید. باید هر چیزی که به لیست پستی ارسال میشود مورد بازبینی و تصویب نهایی شما قرار گیرد. قالب نامه نیز باید پس از تصویب شما ارسال شود و همین طور متن نامه های شخصی به همان ترتیبی که باید باشد پس از تصویب ارسال میشود و نباید هیچ اشکالی در رابطه با گرافیک و فاصله کلمات وجود نداشته باشد.
یکی دیگر از مسائلی که هنگام عقد قرارداد با شرکتهای ارائه دهنده خدمات لیستی پستی، باید مد نظر قرار دهید، پاسخهایی است که به اعضا فرستاده می شود. اغلب اوقات در قسمت From نامه، با اینکه به نظر می رسد نامه از سوی شما فرستاده شده، ولی در واقع آدرس شرکت اداره کننده لیست پستی مشاهده می شود. دربارهٔ این مسئله با شرکت مورد نظر بحث و گفتگو کنید. ببینید وقتی یکی از اعضا به ایمیل لیست پستی شما پاسخ میدهد، چه اتفاقی میافتد؟ مقصد این نامه ها به کجا میرود؟ پاسخ نامه ها چه زمانی ارسال می شود؟ پاسخ این سؤالات بسیار مهم می باشد. برای اینکه اگر شرکت اداره کننده لیست پستی بخواهد سه هفته بعد از ارسال نامه پاسخ نامه را بفرستد، مسلماً این تأخیر برای شما قابل قبول نخواهد بود.
البته واگذاری اداره لیست پستی به شخص یا شرکت ثالث فوایدی نیز به همراه دارد. اولین مزیت، تخصصی و تجربه شرکت ثالث در اداره و مدیریت لیست است. برای اینکه اداره لیست پستی مهمترین کار و وظیفه آنهاست. اغلب اوقات، چنین شرکتهایی تجربیات با ارزشی در رابطه با کارکرد مثبت و منفی هر یک از بخشهای لیست پستی دارند. پیشنهادات و تجربیات این شرکتها در تغییر و اصلاح محتوا و قالب می تواند در دستیابی به اهداف لیست راهگشا باشد. علاوه بر این، واگذاری اداره لیست پستی به شرکت ذیصلاح موجب میشود تا بتوانید وقت خود را صرف سایر اولویتهای کاری کنید.